Oczekiwania wobec spotkań biznesowych szybko się zmieniają – dziś nie chodzi już tylko o salę i sprzęt, ale o całościowe doświadczenie uczestników. Hotele coraz częściej przejmują rolę partnera w projektowaniu wydarzeń, łącząc funkcje konferencyjne, eventowe, gastronomiczne i noclegowe w jednym, spójnie zaplanowanym scenariuszu. To podejście redefiniuje sposób myślenia o konferencjach, szkoleniach i firmowych eventach, w których przestrzeń staje się aktywnym elementem całego wydarzenia.
„Hotel nie jest dziś tylko zapleczem technicznym. Coraz częściej staje się elementem wydarzenia i realnie wpływa na jego przebieg, dynamikę i to, co uczestnicy z niego wynoszą. Widzimy, że firmy przyjeżdżają nie tylko po salę i sprzęt, ale po spójnie zaplanowany czas dla swoich zespołów. To pokazuje, jak bardzo zmieniło się podejście do spotkań biznesowych
w ostatnich latach.” – podkreśla Małgorzata Gipsiak, dyrektor generalna Arche Hotel Krakowska i Arche Hotel Geologiczna.
Od konferencji do pełnego scenariusza wydarzenia
Granica między klasyczną konferencją, szkoleniem a wydarzeniem coraz częściej się zaciera. Wiele spotkań łączy dziś część merytoryczną, warsztatową i integracyjną, a czasem również elementy wizerunkowe. To wymaga innego podejścia do planowania przestrzeni, harmonogramu i całej logistyki dnia. Coraz częściej przestrzeń nie jest traktowana jako stałe tło, lecz jako element, który zmienia się wraz z rytmem wydarzenia. Inny układ sal sprzyja pracy warsztatowej, inny części plenarnej, a jeszcze inny spotkaniom mniej formalnym.
„Coraz więcej pracy przy organizacji wydarzeń polega dziś na układaniu całego scenariusza dnia, a nie tylko na zapewnieniu infrastruktury. Klienci oczekują wsparcia w zaplanowaniu tempa spotkań, przejść między poszczególnymi częściami i spójności całego wydarzenia.
To jest zmiana, którą wyraźnie widać w ostatnich latach. W Arche Hotel Krakowska odbywają się zarówno konferencje i szkolenia, jak i premiery produktowe, gale jubileuszowe, targi wewnętrzne czy spotkania integracyjne. Hotel dysponuje 17 salami konferencyjnymi o łącznej powierzchni około 1700 m² oraz zapleczem noclegowym na ponad 700 miejsc, co umożliwia organizację wydarzeń kilkudniowych w jednym miejscu, bez konieczności przenoszenia uczestników między różnymi lokalizacjami.” – mówi Małgorzata Gipsiak.
Skala, logistyka i komfort pracy
Jednym z powodów, dla których firmy wybierają hotele jako miejsce wydarzeń, jest wygoda organizacyjna. Połączenie sal konferencyjnych, zaplecza technicznego, gastronomii
i noclegów w jednym obiekcie upraszcza planowanie i pozwala skupić się na treści spotkania zamiast na jego obsłudze.
„Arche Hotel Krakowska, położony w biznesowej części miasta z dobrym dojazdem
do lotniska i głównych arterii komunikacyjnych, obsługuje zarówno mniejsze spotkania menedżerskie, jak i większe wydarzenia firmowe. Uczestnicy mają do dyspozycji nie tylko sale konferencyjne, ale także restaurację, bar, kawiarnię, strefy nieformalne oraz zaplecze rekreacyjne.” – podkreśla Małgorzata Gipsiak.
Z punktu widzenia organizatorów oznacza to większą przewidywalność przebiegu dnia,
a z perspektywy uczestników większy komfort i ciągłość wydarzenia.
Biznes i odpowiedzialność w tle wydarzeń
W przypadku Grupy Arche ważnym elementem tożsamości są działania społeczne, projekty rewitalizacyjne oraz inicjatywy prozdrowotne i środowiskowe. „Dla nas odpowiedzialność społeczna nie jest dodatkiem do biznesu, ale jego częścią. Od lat realizujemy projekty rewitalizacyjne i angażujemy się w inicjatywy społeczne oraz prozdrowotne. Staramy się też, żeby to podejście było widoczne w codziennym funkcjonowaniu hoteli i w sposobie, w jaki organizowane są wydarzenia. Coraz częściej widzimy, że klienci zwracają uwagę nie tylko na efekt końcowy, ale również na wartości stojące za danym miejscem.” – podsumowuje Małgorzata Gipsiak, dyrektor generalna Arche Hotel Krakowska i Arche Hotel Geologiczna.