Cyfrowa rewolucja nie jest już wizją przyszłości, dzieje się tu i teraz. Firmy coraz częściej odchodzą od papierowych procesów, wprowadzając rozwiązania, które automatyzują codzienne zadania, porządkują dokumenty i skracają czas obiegu informacji. Sztuczna inteligencja staje się w tym procesie sprzymierzeńcem – uczy się ludzkich schematów działania, pomaga przewidywać błędy i wyręcza w żmudnych, powtarzalnych czynnościach. Dziś nie chodzi już o samą wygodę, ale o budowanie organizacji, które potrafią działać szybciej, efektywniej i bardziej świadomie.
– Papier odszedł w przeszłość, a AI to kolejny krok – narzędzie, które upraszcza życie
i zwiększa wydajność. Widzimy, jak firmy z różnych branż uczą się na nowo myśleć o swoich procesach. To nie jest rewolucja z dnia na dzień, ale konsekwentne wprowadzanie usprawnień, które zmieniają sposób pracy całych zespołów – podkreśla dr Przemysław Sołdacki, CEO AMODIT, ekspert w dziedzinie digitalizacji i automatyzacji procesów biznesowych.
Od faktur po umowy – tam firmy zyskują najwięcej
Cyfryzacja zaczyna się zwykle od najbardziej obciążonych działów – finansów, kadr czy administracji. To tam gromadzą się tysiące faktur, umów i zamówień, których obieg potrafi zająć tygodnie. Wdrożenie elektronicznego systemu pozwala nie tylko przyspieszyć ich obsługę, ale też zachować pełną kontrolę nad każdą decyzją. Coraz częściej cyfrowy obieg dokumentów obejmuje także kadry, gdzie umowy, e-teczki pracownicze i wnioski urlopowe są w pełni akceptowane w wersji elektronicznej. Kolejnym krokiem jest automatyzacja procesów związanych z tworzeniem i negocjacją umów oraz ich podpisywaniem, dziś równie często
z wykorzystaniem podpisu kwalifikowanego.
– Oczekujemy, że wszystko będzie działało elektronicznie, od zbierania danych, przez szablony i podpisy, po kontrolę tego, co dzieje się po zawarciu umowy. Firmy nie chcą już działać w oparciu o papier i maile, bo wiedzą, że to generuje chaos i ryzyko błędów. Digitalizacja daje spójność, kontrolę i bezpieczeństwo, a przy tym pozwala reagować szybciej – zaznacza
dr Przemysław Sołdacki.
AI w praktyce – małe kroki, duże efekty
Choć o sztucznej inteligencji mówi się dziś niemal w każdym kontekście, jej praktyczne zastosowania w firmach zaczynają się od niewielkich, ale znaczących usprawnień. AI może porównywać treść faktur z zamówieniami, rozpoznawać błędy w danych, wstępnie analizować zapisy umów lub oceniać zgodność z przyjętymi standardami. W działach HR wspiera selekcję CV, a w sprzedaży pomaga w ocenie zapytań ofertowych. Kluczem jest stopniowe wdrażanie rozwiązań, które przynoszą realną wartość, nie jako modny dodatek, ale praktyczne narzędzie codziennej pracy.
– Można potraktować AI jak asystenta: nie jest ekspertem, ale zrobi to, o co go poprosimy – zgodnie z wytycznymi człowieka. Dobrze zaprojektowany system może sprawdzać dokumenty, wyszukiwać niezgodności czy nawet proponować korekty. To ogromna pomoc dla zespołów, które do tej pory traciły godziny na manualną weryfikację danych – tłumaczy dr Przemysław Sołdacki.
Odciążenie zespołów dzięki automatyzacji
Jednym z obszarów, w których firmy coraz chętniej wykorzystują sztuczną inteligencję,
jest wstępna kwalifikacja zapytań ofertowych i przetargów. AI potrafi dziś w kilka minut przeanalizować dokumenty i wskazać, czy dane zapytanie wymaga zaangażowania zespołu,
czy można je odrzucić na wczesnym etapie. Takie rozwiązania nie podejmują decyzji
za człowieka, ale porządkują informacje i pozwalają szybciej zorientować się w priorytetach. Dzięki temu specjaliści mogą skupić się na merytorycznej ocenie ofert, a nie na ich żmudnym przeglądaniu.
– Zamiast angażować kilka osób, po kilku minutach wiemy, czy warto iść dalej. AI nie zastępuje człowieka, ale podsuwa mu właściwe tropy i pomaga uporządkować pracę.
To oszczędność czasu, ale też sposób na większą precyzję w podejmowaniu decyzji – dodaje
dr Przemysław Sołdacki.
Zmiana nawyków – technologia to jedno, ludzie to drugie
Największym wyzwaniem przy wdrażaniu cyfrowych narzędzi nie jest sama technologia,
ale ludzie. Wielu pracowników przyzwyczajonych do maili czy papierowych dokumentów musi nauczyć się nowego sposobu pracy opartego na kontekście, rozmowie z systemem
i zaufaniu do algorytmów. AI nie jest już wyszukiwarką, której zadajemy pojedyncze pytania.
To narzędzie, które reaguje na kontekst, uczy się sposobu myślenia użytkownika i potrafi zrozumieć, co jest dla niego ważne. Aby działało dobrze, potrzebna jest jednak otwartość
i chęć eksperymentowania.
– AI to nie wyszukiwarka. Żeby działała najlepiej, trzeba dawać jej kontekst i prowadzić z nią dialog. To zupełnie nowy sposób pracy – zamiast szukać konkretnych słów, uczymy
się rozmawiać z technologią jak z człowiekiem. Wtedy AI zaczyna naprawdę rozumieć nasze potrzeby – zaznacza dr Przemysław Sołdacki.
Bezpieczeństwo danych i chmura – z rozsądkiem i świadomością
Zdecydowana większość rozwiązań AI działa dziś w chmurze, co pozwala korzystać
z ogromnych mocy obliczeniowych i nieograniczonej przestrzeni danych. Nie oznacza to jednak braku kontroli. Przedsiębiorstwa coraz częściej wybierają rozwiązania, które gwarantują przetwarzanie danych w granicach Unii Europejskiej i spełniają najwyższe normy bezpieczeństwa. W niektórych przypadkach np. w sektorze publicznym czy finansowym nadal stosuje się rozwiązania lokalne (on-premises), ale ogólny trend jest jednoznaczny – kierunek chmurowy.
– Trzeba wiedzieć, gdzie dane są przetwarzane, stawiać na europejską lokalizację i standardy ISO oraz pogodzić się z tym, że chmura to dziś właściwy kierunek. Odpowiednio zabezpieczona daje więcej korzyści niż ryzyk, a firmom zapewnia elastyczność, której nie da się osiągnąć przy klasycznych wdrożeniach – podkreśla dr Przemysław Sołdacki.
Człowiek w centrum – AI jako wsparcie, nie zastępstwo
Automatyzacja i sztuczna inteligencja nie mają na celu eliminacji ludzi z procesów, lecz odciążenie ich z powtarzalnych zadań. Dzięki temu zyskują czas na analizę, kreatywność
i rozwój. W dobie dynamicznych zmian technologicznych to właśnie człowiek – ze swoją intuicją, empatią i zdolnością myślenia krytycznego – pozostaje najważniejszym ogniwem każdej organizacji.
– To nie jest tak, że nie będziemy mieć handlowca czy księgowego. AI zwiększa wydajność, ale decyzje zostają po stronie człowieka. Naszym celem nie jest zastąpić ludzi, tylko dać im więcej przestrzeni na to, co naprawdę ważne – dodaje dr Przemysław Sołdacki.
Przyszłość – AI stanie się tłem każdego narzędzia
W perspektywie najbliższych lat sztuczna inteligencja przestanie być czymś nadzwyczajnym
i stanie się niewidoczną częścią codziennego życia. Będzie działać w tle naszych komputerów, smartfonów i narzędzi biurowych, tak jak dziś działa internet czy Wi-Fi. AI stanie się fundamentem nowoczesnej produktywności, cichym partnerem, który podpowiada, analizuje
i wspiera.
– Człowiek nie będzie sobie wyobrażał telefonu czy komputera bez AI. To będzie element tła –
w każdym narzędziu, którego używamy. Technologia stanie się przezroczysta, ale jednocześnie wszechobecna. Będzie wspierać nas w decyzjach, pomagać w codziennej pracy i stawać się częścią naszego naturalnego rytmu – podsumowuje dr Przemysław Sołdacki, CEO AMODIT, ekspert w dziedzinie digitalizacji i automatyzacji procesów biznesowych.