Mimo powszechnej cyfryzacji, w wielu firmach chaos dokumentowy wciąż pozostaje jednym z największych hamulców sprawnego działania. Pliki krążą w mailach, na dyskach, w chmurach i komunikatorach, wersje się dublują, a odpowiedzialność za zmiany rozmywa. Problem szczególnie narasta w organizacjach, które szybko się rozwijają i muszą jednocześnie spełniać coraz więcej wymogów formalnych
i regulacyjnych.
„Liczba dokumentów ciągle rośnie. Mamy coraz więcej treści, łatwość ich tworzenia
i przesyłania, a do tego dochodzą jeszcze regulacje prawne. Dokumenty powstają w bardzo różnych miejscach i często nie wiadomo, gdzie jest ich ostatnia wersja, skąd się wzięła, kto ją zmieniał i kiedy. Im większa firma i im szybciej się rozwija, tym większy robi się bałagan” –
podkreśla dr Przemysław Sołdacki, CEO AMODIT, ekspert w dziedzinie digitalizacji
i automatyzacji procesów biznesowych.
Gdy pliki zaczynają żyć własnym życiem
Przez lata firmy próbowały radzić sobie z dokumentami za pomocą maili, folderów sieciowych czy narzędzi do współdzielenia plików. Do pewnego momentu to działa, ale wraz ze wzrostem skali organizacji komunikacja rozprasza się między różnymi kanałami, a dokumenty zaczynają funkcjonować w wielu wersjach jednocześnie. W praktyce obieg informacji często polega na przesyłaniu sobie załączników, poprawianiu ich lokalnie i odsyłaniu dalej, co bardzo szybko prowadzi do utraty kontroli.
„Mail świetnie nadaje się do komunikacji, ale nie do zarządzania dokumentami. Jeśli nie mamy systemu wyspecjalizowanego w pilnowaniu dokumentów i ich obiegu, to chaos prędzej czy później się pojawi” – podkreśla dr Przemysław Sołdacki. Właśnie z tej potrzeby powstały systemy klasy DMS, które nie tylko przechowują pliki, ale zarządzają całym ich cyklem życia, wersjami, dostępami i historią zmian.
Dlaczego kontrola nad wersjami to dziś kwestia bezpieczeństwa?
Dziś porządek w dokumentach nie jest już tylko kwestią organizacyjną, ale realnym zabezpieczeniem interesów firmy. W wielu obszarach użycie niewłaściwej wersji dokumentu może mieć bardzo poważne konsekwencje, zwłaszcza w przypadku umów, dokumentów finansowych czy ofert handlowych.
„Jeśli mamy umowę, która była konsultowana przez tygodnie, to kluczowe jest, czy podpiszemy dokładnie tę wersję, która została uzgodniona, a nie jakąś wcześniejszą. Podobnie w ofertach czy finansach. Pomyłka w wersji może kosztować bardzo dużo” – zwraca uwagę ekspert. Szczególnej ochrony wymagają też dane kadrowe i osobowe, czyli informacje wrażliwe, które muszą być objęte ścisłą kontrolą dostępu, możliwością audytu oraz historią zmian. Brak takich mechanizmów oznacza nie tylko ryzyko organizacyjne, ale też prawne, związane z kontrolami, karami czy potencjalnymi wyciekami danych.
„Jeśli nie mamy historii zdarzeń, nie wiemy nawet, jak zdiagnozować problem. Dobrze poukładany system nie gwarantuje, że nic się nie stanie, ale pozwala dokładnie prześledzić,
co się wydarzyło i kto miał do czego dostęp” – podkreśla dr Przemysław Sołdacki.
Od porządku w dokumentach do sterowalnej organizacji
Uporządkowanie dokumentów bardzo często staje się pierwszym krokiem do szerszej automatyzacji procesów biznesowych. Gdy dokumenty i procesy funkcjonują w jednym środowisku, organizacja zyskuje jedno, spójne źródło wiedzy o tym, co naprawdę dzieje się
w firmie. To szczególnie ważne w większych organizacjach, gdzie bez systemowego wsparcia zarządzanie zaczyna opierać się bardziej na deklaracjach niż na twardych danych.
Sygnały ostrzegawcze są zwykle bardzo konkretne: nie wiadomo, gdzie jest dokument,
w jakiej jest wersji, kto go zmienił albo procesy istnieją tylko w mailach i w głowach ludzi.
„Jeśli zarząd musi opierać się na deklaracjach zamiast na danych z systemu, to jest bardzo silny sygnał ostrzegawczy. Przy większej skali bez takich narzędzi bardziej zgadujemy, gdzie jesteśmy, niż jesteśmy w stanie to sprawdzić” – dodaje dr Przemysław Sołdacki, CEO AMODIT, ekspert w dziedzinie digitalizacji i automatyzacji procesów biznesowych.