Automatyzacja niektórych procesów firmowych i zmiana dotychczasowego modelu zarządzania może przynieść zaskakujące efekty w kontekście efektywności pracy. Jedną z mini rewolucji, które zdecydowanie warto wprowadzić, jest elektroniczny obieg dokumentów.
Papierowe dokumenty powoli odchodzą w niepamięć, choć wiele firm wciąż jest do nich dość przywiązanych. Wiele wskazuje, że niedługo zupełnie wyeliminujemy dokumenty w formie fizycznej, co jest korzystnym rozwiązaniem nie tylko z punktu widzenia bezpieczeństwa (wbrew pozorom – o tym później!), ale również ekologii. Korzystanie z elektronicznego obiegu dokumentów upowszechniło się zwłaszcza w obszarze administracji publicznej – przykładem może być system EPUAP. Rządowe podmioty już od kilku lat zwracają się ku elektronicznemu obiegowi dokumentów, dostrzegając liczne zalety takiego rozwiązania. A jakie korzyści przynosi wprowadzenie go w ramach struktur firmowych?
Elektroniczny obieg dokumentów – dlaczego warto?
Systemy klasy DMS – Document Management System – mają ogromny potencjał w obszarze usprawniania przepływu pracy i zwiększania efektywności wewnątrzfirmowych procesów. Do najważniejszych korzyści, na jakie możesz liczyć, decydując się na ich wykorzystanie, należy:
wzrost bezpieczeństwa – większa kontrola nad tym, kto otrzymuje wgląd do poszczególnych dokumentów i kto je przegląda;
większa kontrola nad repozytorium dokumentów – w formie papierowej nietrudno je zniszczyć czy zgubić. W przypadku tej wirtualnej nie jest to już takie łatwe. Forma fizyczna generuje wiele niebezpieczeństw w tym zakresie;
szybsze załatwianie formalności – zamiast przesyłania, przekazywania i podpisywania dokumentów papierowych, co często bywa czasochłonne. Korzystanie z elektronicznego obiegu dokumentów eliminuje ten problem, znacznie skracając czas potrzebny do finalizacji umów.
Eliminacja strat finansowych – elektroniczny obieg dokumentów umożliwia również na wykrycie we wczesnym stadium ewentualnych nieprawidłowości czy braków w dokumentacji. To z kolei może pozwolić na wyeliminowanie strat finansowych czy niedoszacowaniem spowodowanym zaginięciem kluczowych dokumentów papierowych.
Elektroniczny system zarządzania dokumentami – jaki wybrać?
Najważniejsze jest to, by firmowy elektroniczny obieg dokumentów udostępniał moduły funkcjonalne zarówno dla klienta, jak i pracownika w integrowanym systemie. Ważnym modułem technicznym jest workflow, umożliwiający modelowanie firmowych procesów przepływu pracy.
Możesz zlecić skrojenie DMSu na miarę bądź skorzystać z istniejących platform.