Coraz więcej przedsiębiorstw zabiega o otrzymanie certyfikatu jakości. Posiadanie takiego dokumentu to pewny sposób, by przyciągnąć do siebie wymagających klientów, pragnących nawiązać współpracę z firmami charakteryzującymi się najwyższą jakością produkowanych towarów czy wykonywanych usług.
Dzięki certyfikacji systemu zarządzania jakością firma postrzegana jest jako profesjonalny partner nie tylko dla innych przedsiębiorców, ale również dla instytucji państwowych i samorządowych, z którymi zechce nawiązać współpracę. Certyfikatu nie można sobie kupić. Jest on przyznawany przez odpowiednie instytucje po spełnieniu wielu bardzo rygorystycznych warunków. Certyfikat to pewność, że dany produkt czy usługa odpowiada pewnym szczególnym i niezwykle restrykcyjnym normom.
Przed przystąpieniem do procedury uzyskania certyfikatu jakości firma musi dokładnie zweryfikować rozmaite aspekty swojej działalności. Pod uwagę brane są poszczególne elementy związane z system jakości, świadczonymi usługami, produkowanymi wyrobami itp.
Jeśli złożona i wieloetapowa procedura zakończy się pomyślnie, przedsiębiorstwo otrzyma certyfikat. Ma on jednak konkretną datę ważności. Od momentu otrzymania dokumentu należy bacznie monitorować przestrzegania norm. Zwykle kilka razy w roku przeprowadzane są w tym celu wewnętrzne audyty kontrolne.
Najważniejsze certyfikaty w branży alkoholowej
W branży logistycznej i alkoholowej niezwykle istotne są trzy certyfikaty: IFS Logistics oraz ISO 9001 i ISO 14001.
Certyfikat IFS Logistics jest dowodem na spełnianie przez firmę logistyczną międzynarodowego standardu dla transportu i magazynowania. Potwierdza on, że organizacja prowadzi działalność zgodnie z aktualnymi regulacjami prawnymi dotyczącymi bezpieczeństwa przewożonej i przechowywanej żywności na każdym z etapów łańcucha obsługi logistycznej. Wymogi z nim związane obejmują normy dotyczące załadunku i rozładunku, przewozu, magazynowania, pakowania i dystrybucji.
Najważniejsze wymagania, jakie musi spełnić przedsiębiorstwo, aby uzyskać IFS Logistics, to zapewnienie jakości i wdrożenie procedury zwanej Systemem Zarządzania Bezpieczeństwem Produktów.
Chodzi tu o szeroko rozumiane bezpieczeństwo, obejmujące m.in. ochronę przed bioterroryzmem, zanieczyszczeniami, fałszerstwami, itp. Niezmiernie ważne jest także odpowiednie wdrożenie odpowiednich procedur mających na celu zarządzanie ryzykiem, zarządzanie HACCP, zarządzanie higieną w firmie, ochronę przed szkodnikami, zachowanie identyfikowalności produktu, zasad odpowiedzialności kierownictwa, zarządzania produktami niespełniającymi wymogów oraz działań korygujących u ustalających zasady przeprowadzania audytów wewnętrznych.
Spełnienie warunków w poszczególnych obszarach to także wdrożenie i nadzorowanie dokumentacji, polityki firmy i struktury organizacyjnej, zarządzanie zasobami oraz realizacja usług zgodnie z umowami. To również, a może przede wszystkim orientacja na klienta i umiejętność zarządzania niezgodnościami. Jeśli produkt nie spełnia norm firma musi mieć przygotowane sprawne procedury niezwłocznego wycofania go z rynku. W branży alkoholowej należy zapewnić także ochronę lokalizacji, bezpieczeństwo personelu i odwiedzających zakłady.
– Posiadanie certyfikatu IFS Logistics zapewnia firmie obniżenie kosztów poprzez minimalizacje ryzyka oraz redukcję nakładów związanych z reklamacjami, zwrotami czy wycofaniem produktu z rynku, co oczywiście nie miałoby miejsca bez ciągłego i systematycznego podejmowanie działań zapobiegawczych i doskonalących – mówi Dorota Miszalska, pełnomocnik zarządu ds. zintegrowanego systemu zarządzania w PRO-LOG S.A.
Posiadanie certyfikatu i jego coroczne odnowienie pozytywnie wpływa na wizerunek firmy, zwiększenie zaufania klientów oraz kontrahentów. To wszystko daje realne możliwość rozszerzenia współpracy na rynku krajowym i międzynarodowym zwłaszcza z kontrahentami, którzy posiadania certyfikatu wymagają, jak np. sieci handlowe wobec swoich dostawców
– Dla naszych klientów posiadanie przez nas certyfikatu IFS Logistics jest dowodem, że system funkcjonujący w naszej firmie jest zgodny z wymaganiami międzynarodowego standardu oraz podlega ciągłemu doskonaleniu, co daje gwarancję właściwego postępowania z powierzonymi produktami – podkreśla Dorota Miszalska.
ISO wciąż najpopularniejsze
Certyfikat Systemu Zarządzania Jakością, a więc popularne ISO to chyba najbardziej uniwersalny i rozpoznawalny znak jakości. Przyznawany jest na całym świecie. Daje gwarancję, że dany produkt czy usługa odpowiada wielu niezwykle restrykcyjnym normom. Standardy ISO określa Międzynarodowa Organizacja Normalizacyjna, a każdy certyfikat ISO zatwierdzany jest przez Polską Komisję Normalizacyjną. Niełatwo znaleźć instytucję, która nie ubiegałaby się o ISO.
Rodzajów certyfikatów ISO jest mnóstwo, ponieważ istotą tych certyfikatów jest fakt poprawy funkcjonowania firmy na wielu płaszczyznach. Najczęściej spotykanym jest certyfikat ISO 9001, który ma na celu poprawę norm jakości oraz optymalizację i uporządkowanie procesów, a tym samy zwiększenie wydajności, która doprowadzi do mniejszej liczba reklamacji. A mniej reklamacji świadczy o rosnącym zadowoleniu klientów.
Z kolei ISO 14001 ma zapewnić wspomaganie ochrony środowiska i zapobieganie zanieczyszczeniom poprzez wdrożenie działań ograniczających np. zużycie energii, lepsze wykorzystanie zasobów, a także zwiększanie świadomości pracowników.
Tak jak w przypadku IFS Logistics, Certyfikaty ISO to informacja dla kontrahenta, że jakość produktów i usług jest ciągle monitorowana i doskonalona, również w zakresie ochrony środowiska.
– Udowadniają one, że partnerzy mogą liczyć na wysoką jakość i jest ona dla nas priorytetem. Pokazują, że firma wdrożyła procesy pozwalające na szybkie podejmowanie właściwych decyzji w sytuacji ryzyka, jak również niepożądanych zdarzeń – wskazuje Dorota Miszalska.
Ciężka praca się opłaca
Podsumowując, firmy które mogą poszczycić się uzyskaniem omawianych certyfikatów cieszą się z pewnością uznaniem i prestiżem. Klienci są przekonani, że mogą im zaufać. Nie do przecenienia jest też rola certyfikatów w promocji i reklamie. Należy wykorzystywać tam odniesione sukcesy, a takim z pewnością jest spełnienie restrykcyjnych wymagań, które umożliwiły otrzymanie certyfikatów.
Pamiętajmy o rosnącej świadomość Polaków co do jakości nabywanych usług i produktów. Dotyczy to także relacji biznesowych. Wymagania klientów rosną, a certyfikaty stanowią gwarancję wysokich standardów danego usługodawcy.
Współpracując z przedsiębiorstwami posiadającymi renomowane certyfikaty, kontrahenci mogą mieć pewność co do jakości usług kontrahenta, nawet zanim jeszcze rozpoczną z nim współpracę. Choć więc certyfikowane firmy muszą włożyć wiele wysiłku, by spełnić określone standardy, to jednak ostatecznie zyskują na tym zarówno one, jak i ich klienci.